A metodologia 5S é normalmente definida pela seguinte frase “um lugar para tudo e tudo no seu lugar.”
Um sistema de organização doméstica chamado “KonMari”, e divulgado por Marie Kondo, transforma casas desorganizadas em espaços organizados e simplificados. Os princípios da metodologia 5S são semelhantes ao KonMari. No entanto, dizer que a metodologia 5S é apenas arrumar, é como dizer que ioga é apenas alongamento. Por outras palavras, há muito mais profundidade nesta metodologia. Então, vamos explorar as verdadeiras intenções e o significado da metodologia 5S.
5S tem origem em 5 palavras chinesas: SEIRI, SEITON, SEISOU, SEIKETSU e SHITSUKE, em baixo a tradução para português:

Na sua essência, a metodologia 5S permite a disciplina necessária para uma melhoria incremental e contínua, criando (e sustentando) áreas de trabalho eficientes e eficazes.

Porque são importante os 5S na indústria?

Embora a metodologia 5S tenha sido implementada pela primeira vez na indústria automóvel, atualmente, é considerada como um pilar importante de qualquer programa de lean manufacturing, independentemente do sector de atividade.
A Incorporação dos 5S no dia a dia da empresa significa muito mais do que uma organização melhor, rotinas de limpeza frequentes e fluxos de atividades eficientes. Ao usar a metodologia 5S, os operadores são incentivados a melhorar o seu ambiente de trabalho e reduzir o muda ou o desperdício.
A introdução da metodologia 5S é considerada a base da Manutenção Produtiva Total (TPM) e parte integrante do Toyota Production System (TPS). Esta cria uma plataforma estável a partir da qual se podem iniciar atividades de melhoria continua (Kaizen).
No final de contas, a metodologia 5S é uma ferramenta de lean Manufacturing com baixo investimento e alto impacto, baseada nas pessoas. Ela promove o envolvimento dos colaboradores, responsabilizando-os pelo seu espaço de trabalho e incute uma cultura de qualidade, produtividade e melhoria.

Os principais benefícios da metodologia 5S para a sua empresa:

1. Aumenta a Produtividade e Eficiência
Todos os elementos da metodologia 5S são orientados para que todos aspetos do negócio estejam organizados. Assim, as empresas que adotam esta metodologia tornam-se mais eficientes. Por exemplo, se todos os objetos (ferramentas, materiais, etc) no posto da caixa de uma loja estiverem identificados e organizados corretamente, qualquer um dos colaboradores poderá começar a atender os clientes. Isto permite ao colaborador passar mais tempo a atender os clientes (a acrescentar valor) em vez de se distrair com tarefas ou atividades não produtivas.
Além disso, os colaboradores podem analisar os processos e sistemas a partir de uma perspetiva de soluções . Isso permite que eles resolvam problemas que surgem no decorrer da produção.

2. Aumenta a segurança no posto de trabalho
Um espaço de trabalho bem organizado reduz os acidentes de trabalho e permite ter um ambiente seguro. Os primeiros procedimentos da metodologia 5S exigem que os funcionários mantenham os corredores livres de desordem, limpem imediatamente os derrames e armazenem os objetos no lugar certo, o que promove a segurança.
É fundamental para todas as empresas porque sustenta os procedimentos de Higiene e Segurança no Trabalho. Armazenar ferramentas e objetos utlizados com frequência perto do posto de trabalho e em locais ergonómicos, reduz movimentos desnecessários e também reduz a probabilidade de lesões causadas por tarefas repetitivas.
Quando um local de trabalho está limpo e bem organizado, a probabilidade de cair ou de ter outros acidentes é menor.

3. Reduz o desperdício
A implementação da metodologia 5S leva a uma redução de perda ou dano dos objetos utilizados no local de trabalho. Uma estação de trabalho limpa e organizada com ferramentas devidamente identificadas permite aos colaboradores identificar o que precisa de ser substituído e ou reparado nos seus lugares; minimizando o número de ferramentas danificadas, fora do seu local ou perdidas. A gestão adequada das ferramentas ajuda a eliminar os danos causados aos produtos pelas ferramentas.

4. Controlo de custos
Uma empresa que adote a metodologia 5S pode obter uma redução significativa dos custos diretos e indiretos. Por um lado, a melhor organização leva ao uso mais eficiente do espaço de armazenamento. Por outro lado, os colaboradores estão mais atentos e reduzem a perda ou o extravio de produtos e ou ferramentas.
Para empresas de produção, a rotina de limpeza e a manutenção preventiva permite aos colaboradores identificar e resolver qualquer problema com as máquinas antes de se agravarem e levar a reparações caras. Como a metodologia 5S proporciona um local de trabalho mais seguro, também pode diminuir os custos com seguros.

5. Melhora a moral, o envolvimento e o compromisso dos colaboradores, assim como a satisfação dos clientes
Cada passo dado na metodologia 5S permite fornecer mais valor aos clientes e, em última análise, aumentar a satisfação do cliente. Por exemplo, a maioria dos clientes não está interessada nas suas rotinas de limpeza ou como o posto de trabalho está organizado, mas preocupam-se se a loja está limpa e organizada, se as filas de espera são curtas, etc. Esta é uma grande vantagem para a gestão da cadeia de abastecimento.
Como a implementação da metodologia 5S necessita da participação dos colaboradores, ela aumenta o compromisso dos funcionários e os colaboradores orgulham-se do seu local de trabalho, assim como das suas contribuições para o mesmo.

A metodologia 5S permite que os colaboradores participem na organização e desenvolvimento do local de trabalho. Isso aumenta o seu compromisso e garante a sustentabilidade a longo prazo do negócio. Um benefício colateral é que os colaboradores também se sintam responsáveis pelo sucesso da empresa, o que faz que eles se esforcem para o seu crescimento.
Os 5S são uma técnica lean acessível e económica. Estabelece uma base para que outras técnicas possam ser implementadas.

Por isso, é uma excelente metodologia a ser implementada por empresários que desejem melhorar o desempenho e as operações das empresas.

Autor, Eurico Fertuzinhos

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