O que é um Gemba Walk?

Um Gemba Walk é um método LEAN bastante popular, no qual os líderes obtêm informações valiosas sobre o fluxo de valor dentro da organização. Este consiste em visitar o local de trabalho e interagir com os funcionários. Permite aos líderes aprenderem novas formas de suportar os seus colaboradores e incentivar a colaboração entre os líderes e colaboradores.

Gemba é um termo japonês que significa “o lugar real”. Por outras palavras, é onde o verdadeiro trabalho acontece. Um Gemba Walk permite aos responsáveis da empresa saírem da “torre de marfim” e ver onde a ação acontece, bem como construir relacionamentos de confiança com os colaboradores.

Quais os 3 componentes importantes de um Gemba Walk?

Ver o trabalho em ação. Os Gemba Walks são desenhados para encorajar os gestores e líderes, de qualquer nível hierárquico, a encontrar atividades que não acrescentam valor. 

Ouvir e descobrir. O principal objetivo de um Gemba walk é investigar o fluxo de valor em profundidade e identificar seus problemas através de uma comunicação ativa. Bons líderes estão sempre abertos para ouvir e não para falar.

Respeitar os colaboradores. O objetivo de um Gemba Walk é detetar oportunidades (normalmente chamados de problemas). Os colaboradores necessitam de se sentir seguros. O gestor/líder não deve apontar o dedo ou culpar as pessoas, este não está lá para rever e/ou julgar os resultados. É a altura de trabalhar com a equipa e resolver problemas juntos. Concentre-se nas fraquezas do processo e não nas pessoas.

10 dicas para o planeamento, a execução e o acompanhamento de um Gemba Walk

O Planeamento, a execução e o acompanhamento são componentes essenciais para o sucesso de um Gemba Walk. Para o planeamento e a execução deve ter-se em consideração os seguintes pontos:

Preparar a equipa

É crucial que todos os membros envolvidos no Gemba Walk percebam que é e como deve ser usado. É necessário remover qualquer obstáculo que impeça equipa de agregar o máximo de valor. Todos se sentem mais à vontade e abertos para conversar sobre o Gemba Walk antes de este acontecer.

Desenvolver um plano

Os Gemba Walks não são visitas da gestão ao chão de fábrica, essas são uma abordagem diferente em que os líderes apenas passam e participam nas atividades dos colaboradores. Os Gemba Walks devem ter um propósito. Eles geralmente estão vinculados a um Indicador Chave de Desempenho (IDC).
Os participantes de um Gemba Walk fazem perguntas detalhadas sobre o que estão a observar. Quais materiais são usados? O que está a fazer? O que faz? A que horas ocorre a tarefa? Qual é o resultado?

Seguir o fluxo de valor

As transferências entre pessoas, departamentos e processos é onde geralmente se encontram as maiores e melhores oportunidades de melhoria. Estas áreas com alto potencial de desperdício podem ser identificadas e eliminadas através do fluxo de valor.
Os colaboradores são incentivados a propor mudanças ou melhorias durante um Gemba Walk. Isto não ajudará só a equipa a encontrar oportunidades de melhoria, mas também tornará o processo mais colaborativo. São os colaboradores que fazem o trabalho real e têm a oportunidade de ver o processo de uma perspetiva única. Pedir sugestões às pessoas é uma forma de envolvê-las e deixar claro que está ali para apoiar e não para criticar.

O problema é o processo e não as pessoas

Os Gemba Walks não são uma avaliação de desempenho do colaborador. Ele é desenhado para melhorar os processos através da observação e compreensão. Não se deve ter uma postura dura e ameaçadora.
É importante informar os colaboradores do Gemba Walk e que existirá muitas perguntas sobre como, o quê e por que as coisas acontecem. Deve-se deixar claro que não se procura respostas “certas”. As respostas devem ser honestas e completas. Se o trabalho está a ser feito de acordo com as regras. Eles devem entender que as perguntas são feitas por curiosidade genuína e não para confronto ou acusação.

Registar as observações

Os Gemba Walks estão repletos de informações, por isso é importante a existência de um método ou ferramenta para registar as observações.
Registar as observações – Embora possa parecer trivial, é importante ter uma forma de registar as observações. O tempo para reagir ao que se vê num Gemba Walk é após e não durante o mesmo. Por isso é essencial uma forma de registar o que se viu e pensou é essencial.
Uma máquina fotográfica pode ser extremamente útil para mais tarde para navegar pelas fotografias ou mesmo pelos vídeos recolhidos. Atenção às pessoas que se fotografa de forma a respeitar a sua privacidade.
Uma mente aberta é essencial para que ideias preconcebidas influenciem as observações. Não se deve presumir que todos executam a tarefa da mesma maneira ou que o trabalho é realizado de acordo com as normas.

Fazer perguntas

É difícil abandonar as ideias preconcebidas sobre como o trabalho deve ser feito. Não se pode assumir que tudo é feito de acordo com as regras ou procedimentos. Perguntar aos colaboradores o que fazem e como o fazem é essencial. Saber se as instruções de trabalho existem, onde estão e como eles lidam com as exceções é fundamental para se ter uma visão concreta sobre o que acontece.

Os 5W são uma ferramenta importante para um Gemba Walk.

Who? – Quem é responsável pelo processo? Quem são os clientes do processo?

What? – Quais são os inputs e os outputs do processo? Quais são os obstáculos no processo?

Where? – Estão os materiais e equipamentos necessários acessíveis? Onde?

When? – Quando estão disponíveis os materiais necessários para a operação?

Why? – Qual o valor acrescentado para o cliente deste processo?

Não dar sugestões durante um Gemba Walk

Os Gemba walks são uma oportunidade para observar, não para atuar. Embora a natureza das pessoas seja tentar encontrar soluções ou promover alterações imediatamente, deve-se refletir antes de qualquer ação. Os responsáveis que apresentam soluções inibem os colaboradores de tomarem a iniciativa e resolver por eles próprios os desafios que têm pela frente. A utilização de um ciclo de melhoria DMAIC ou PDCA ajudará a garantir que a solução implementada tem o efeito desejado. O envolver as pessoas certas para resolver o problema deve ser garantido e normalmente essas pessoas são as que fazem o trabalho.

O Gemba Walk deve ser feito por uma equipa e não individualmente

Não é obrigatório fazer os Gemba Walks em grupo, mas é claramente uma mais-valia e o resultado será seguramente melhor para a empresa. É sempre interessante envolver um responsável de outro departamento ou secção de forma a obter uma nova perspetiva. Uma pessoa menos familiarizada com o processo pode fazer perguntas diferentes e isso abre uma nova visão sobre o processo.

Quem pode estar num Gemba Walk?

Um fornecedor pode ser muito útil, se existir o uso de consumíveis, software ou equipamento. Ele pode sugerir boas práticas e detetar erros na forma como o produto é utilizado. Pode ser uma oportunidade para a sugestão de melhorias do produto.
Um cliente, pode ser controverso e nem sempre é uma boa ideia. No entanto, os clientes de hoje valorizam a transparência e muitas vezes ficam curiosos sobre como o produto é produzido. É uma ótima oportunidade para avaliar o que o cliente valoriza que provavelmente é diferente do que a empresa acha que ele valoriza.
Como já referido em cima, um colega de outro departamento. É normal que problemas diários deixem de ser vistos como tal pelos intervenientes do processo. Os Gemba Walks serão mais valiosos se tiverem um segundo par de olhos.
Um representante de comercial é crucial, para que estes possam apresentar o produto aos clientes. O facto de conhecer o processo e como este se relaciona com o valor para o cliente é uma mais-valia.

Feedback e acompanhamento

Por vezes, os resultados do Gemba Walk serão óbvios e inicia um ciclo de melhoria imediatamente. No entanto, mesmo que não haja uma ação imediata, é importante o acompanhamento com os colaboradores. Deve comunicar-se as aprendizagens e quais serão os próximos passos.

Volte ao Gemba.

Depois de um Gemba Walk é obrigatório voltar ao Gemba para verificar se as alterações foram feitas. Embora os indicadores possam indicar a eficácia da melhoria, estes são menos eficazes do que as observações diretas.
Por norma a falta de tempo é a grande objeção para voltar ao Gemba e dar feedback ou acompanhamento.
Muitas vezes as atividades que supostamente ocupam muito tempo podem ser eliminadas ou reduzidas pelos Gemba Walks. A observação no terreno pode economizar muitas horas de analise e relatos de terceiros sobre um problema específico. Afinal, o cérebro humano processa imagens mais rápido que textos. Qualquer coisa que acelere a compreensão do que está a acontecer no terreno reduz o tempo que se gasta a tentar descobrir na secretária.

O que procurar num Gemba Walk

Uma checklist é importante para se preparar um Gemba Walk. Isso permite que vá com um plano e a concentração no que é essencial. Essa checklist deve incluir perguntas para que se entendo melhor o processo em causa. Como por exemplo:

A limpeza e organização do ambiente de trabalho?

Existem ferramentas ou produtos no local de trabalho que não são necessários? Aplica-se tanto a ambientes virtuais ou físicos.

O colaborador tem acesso rápido à informação?

O colaborador tem um plano claro de tarefas a realizar ou está a trabalhar aleatoriamente?

Existe muito movimento sem ação?

Existem perigos potenciais no local de trabalho?

Existe desperdício de tempo neste processo? Quanto tempo as pessoas estão à espera que as coisas aconteçam? Que as etapas anteriores sejam concluídas, para que as tarefas sejam aprovadas, etc.?

Conversar com os colaboradores e ser curioso é fundamental. Qual é a motivação deles? Quais são seus problemas, que podem não parecer claros para o observador? Às vezes, só é preciso perguntar!

Existem áreas designadas? Numa situação em que é necessário conhecimento, a informação está disponível? Os colaboradores sabem onde ou a quem pedir ajuda?

São os colaboradores que esperam pelas máquinas ou as máquinas que esperam pelos colaboradores? O primeiro nunca deve ser permitido. O acesso a ferramentas poderosas e rápidas não é apenas uma forma de atrair novos funcionários para sua empresa, mas também uma ideia inteligente

Conclusão

O Gemba Walk é uma excelente ferramenta para garantir que a gestão está sintonizada com os problemas significativos da empresa e que esta não suponha os problemas. O Gemba Walk potencia a melhoria contínua, envolve os colaboradores para a implementação das melhorias e permite a eliminação de desperdícios no fluxo de valor.

Os Gemba Walks podem trazer benefícios significativos, como:

Relações estáveis com os colaboradores que fazem o trabalho e agregam valor. Identificação de problemas rapidamente e implementação de medidas para melhorar o desempenho. O envolvimento dos funcionários é potenciado pela comunicação clara de metas e objetivos.

A execução adequada é essencial para atingir melhores resultados. Seguir as práticas recomendadas que no fim de um Gemba Walk se reúna as informações necessárias para a tomada de boas decisões como melhorar processos e resultados.